Bij het organiseren van een evenement, word je geconfronteerd met vele beslissingen, maar het kiezen van de juiste locatie en locatie is de enige beslissing die de grootste impact op je evenement heeft. Alles vanaf de datum van het evenement, luidspreker-line-ups, cateringopties en deelnemers-ervaring is afhankelijk van de locatie die je selecteert.
Klinkt dit een beetje intimiderend? Je hoeft dat niet zo te voelen. Hier zijn enkele richtlijnen om een besluit te nemen, wat te overwegen en hoe je het beter kunt doen.
Wanneer begin je met het zoeken naar een locatie
Hoe eerder hoe beter. Zodra je een goed begrip hebt van de volgende 3 factoren, kun je beginnen met je zoektocht naar een locatie voor je bedrijfsuitje: budget, geschatte evenementgrootte en ruimtevereisten.
Boek een locatie minstens 8 maanden van tevoren, zodat je genoeg tijd hebt om andere dingen te plannen, zoals het creëren van een evenementprogramma en een aanvullende website, het starten van de verkoop en meer. Of je nu een locatie voor een bedrijfsfeest zoekt of een congrescentrum.
Wat te overwegen bij het zoeken naar een locatie
Je hebt dit waarschijnlijk al overwogen. Voor een lokaal evenement ben je misschien op zoek naar een locatie binnen een redelijke afstand van de meeste aanwezige deelnemers of werkplekken. Als veel deelnemers van buiten de stad zullen reizen, zal een locatie in de buurt van de luchthaven of hun hotels gunstig zijn. In ieder geval, vergeet niet om verkeer, transport en parkeeropties te overwegen.
Parkeren
Heeft de locatie een parkeerplaats? Als dat niet het geval is, kijk dan of er parkeerplaatsen in de buurt zijn waar aanwezigen toegang tot hebben en kunnen gebruiken.
Capaciteit
Wat is de capaciteit? Je moet de kamercapaciteit van de locaties om een paar redenen kennen. Ten eerste, kan het aantal deelnemers comfortabel aanwezig zijn en ten tweede zijn er brand- en veiligheidscodes die de locatie moeten beschermen?
Services en faciliteiten
Heeft de zaal een keuken en kan de catering op jouw evenement aanwezig zijn? Als dat zo is, zal de locatie vaak de aanwezigen van voedsel en drinken kunnen voorzien.
Zorg ervoor dat je met een locatie tevens van lekker eten verzekerd bent of laat je in de buitenlucht eten brengen voor de beste deelnemer ervaring.
Heeft de locatie tafels, stoelen en beddengoed die je kunt gebruiken? Als een locatie deze items heeft, dan kun je veel geld en moeite besparen door gebruik te maken van wat ze hebben, ervan uitgaande dat het past bij jouw thema en sfeer.
Heeft het een setup / clean-up crew? Als je een plek die een setup en schone up crew biedt heb gevonden, dan heb je geluk. Dit is niet altijd het geval. Als deze diensten niet beschikbaar zijn die je nodig hebt om uw evenement team op te bouwen zoek dan vrijwilligers.
Heeft het audio visuele mogelijkheden? Sommige locaties hebben een ingebouwde audio-visuele apparatuur om te gebruiken en bij anderen zul je het zelf moeten installeren.
Ambiance en toegankelijkheid
Besteed speciale aandacht aan de bestaande inrichting binnen de zaal. Vraag jezelf af of het past bij je evenement.
Toegankelijkheid heeft betrekking op de mogelijkheid dat iedereen, vooral die met speciale behoeften, toegang tot het gebouw en haar voorzieningen heeft.
